Theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 44 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP thì, trong vòng 56 ngày kể từ khi nảy sinh vấn đề một bên thực hiện hợp đồng không phù hợp với các thỏa thuận đã ký, bên phát hiện phải thông báo ngay cho bên kia về những nội dung đó và khiếu nại về các nội dung này. Ngoài khoảng thời gian này nếu không bên nào có khiếu nại thì các bên phải thực hiện theo đúng những thỏa thuận đã ký; Trong vòng 28 ngày kể từ ngày nhận được khiếu nại, bên nhận phục, không hợp lý thì phải chấp thuận với những khiếu nại của bên kia.
Ngoài khoảng thời gian này nếu bên nhận được khiếu nại không có ý kiến thì coi như đã chấp thuận được khiếu nại phải đưa ra những căn cứ, dẫn chứng về những nội dung cho rằng việc khiếu nại của bên kia là không phù hợp với hợp đồng đã ký, nếu những căn cứ và dẫn chứng không thuyết với những nội dung khiếu nại do bên kia đưa ra.
Khoản 5 Điều 44 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP quy định các khiếu nại của mỗi bên phải được gửi đến đúng địa chỉ giao dịch hoặc địa chỉ trao đổi thông tin mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng. Các khiếu nại không được giải quyết bởi các bên tham gia hợp đồng sẽ được giải quyết theo quy định tại Điều 45 (giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng) Nghị định số 37/2015/NĐ-CP.
