Các vấn đề cần lưu ý khi soạn thảo hồ sơ thành lập công ty tại tp.hcm

I. Tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp phải bao gồm 02 thành tố theo thứ tự gồm:

- Loại hình doanh nghiệp:

Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

- Tên riêng:

Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Địa điểm gắn tên doanh nghiệp

- Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

- Ngoài ra, tên doanh nghiệp phải được ghi trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

Có thể đặt tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh

- Cụ thể, tên doanh nghiệp tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.

- Trường hợp doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

Như vậy, chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những hệ thống ngôn ngữ khác không phải hệ chữ La-tinh sẽ không được chấp nhận để đặt tên cho doanh nghiệp (ví dụ hệ chữ viết mang tính tượng hình tượng thanh như Kana của Nhật, chữ Hán, chữ Ả Rập...sẽ không được chấp nhận). 

Tên viết tắt của doanh nghiệp phải được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài (theo Khoản 3 Điều 39)

Những điều cấm trong việc đặt tên doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp cần chú ý không vi phạm các điều cấm sau đây khi đặt tên doanh nghiệp:

- Đặt tên trùng với tên của doanh nghiệp đã đăng ký, cụ thể: Tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.

- Đặt tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký, gồm:

 + Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký;

+ Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký;

+ Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký;

+ Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;

+ Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”;

+ Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;

+ Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”;

+ Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.

- Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.

- Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

- Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.

Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp nếu vi phạm các quy định nêu trên.

II. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành, hiện nay có 4 loại hình doanh nghiệp được đăng ký phổ biến như:

• Công ty TNHH một thành viên: Do 1 cá nhân hoặc 1 tổ chức làm chủ;

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Có từ 2 đến không quá 50 thành viên góp vốn, thành viên có thể là cá nhân/tổ chức;

• Công ty cổ phần: Có từ 3 cá nhân hoặc tổ chức trở lên và không hạn chế số lượng cổ đông;

• Doanh nghiệp tư nhân: Do 1 cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng chính tài sản cá nhân.

Mỗi loại hình đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy vào mục đích, khả năng và nhu cầu mà chủ thể khi thành lập doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với mình.

“Nên lựa chọn loại hình doanh nghiệp nào?” vừa là câu hỏi phổ biến, vừa là việc đầu tiên cần giải quyết khi bạn có ý định thành lập công ty. Căn cứ vào quy mô, chiến lược kinh doanh mà 3 loại hình phổ biến được các nhà đầu tư lựa chọn: công ty TNHH 1 thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần.

Công ty TNHH 1 thành viên

Đây là loại hình doanh nghiệp chỉ có 1 người làm chủ sở hữu công ty và toàn quyền quyết định các vấn đề trong công ty. 

Nếu như bạn kinh doanh quy mô nhỏ lẻ, chưa có ý định huy động vốn nhiều hoặc muốn tự mình làm chủ, thì bạn nên lựa chọn loại hình này. Tuy nhiên, loại hình công ty TNHH 1 thành viên cũng có một số điểm hạn chế như: không được phát hành cổ phiếu, không được giao dịch chứng khoán, giảm mức độ tin tưởng của đối tác, khách hàng…

Mặt khác, chủ công ty TNHH 1 thành viên chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ, đây được xem là ưu điểm của loại hình này.

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Với tối thiểu 2 thành viên và tối đa 50 thành viên, đây là ưu điểm giúp doanh nghiệp có thể huy động vốn dễ dàng hơn. Ngoài ra, loại hình này còn có ưu điểm tương tự như công ty TNHH 1 thành viên, là chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp, giúp các thành viên tách biệt được tài sản cá nhân và tài sản góp vốn.

Từ các yếu tố trên đã giúp cho loại hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên được các nhà đầu tư chọn lựa bởi giảm thiểu khá nhiều rủi ro và áp lực trong kinh doanh.

Công ty cổ phần

Ưu điểm đầu tiên và đặc biệt của loại hình này là khả năng huy động vốn rất cao bởi không giới hạn số lượng thành viên. Đồng thời, công ty cổ phần mang tính quy mô hơn so với các loại hình khác, do được quyền niêm yết và giao dịch cổ phần trên sàn chứng khoán. 

Tuy nhiên, về cơ cấu tổ chức nhân sự cũng như các thủ tục pháp lý liên quan tới cổ phần lại khá phức tạp, cũng bởi vì ưu điểm không giới hạn số lượng thành viên góp vốn

III. Xác định ngành nghề kinh doanh

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành, ba loại hình của ngành nghề kinh doanh chính mà đòi hỏi nhà đầu tư phải thỏa mãn thêm một số yêu cầu đối với việc đăng ký kinh doanh, đó là:

• Đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, tùy từng ngành, nghề kinh doanh mà DN sẽ được yêu cầu phải: xin giấy phép kinh doanh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho ngành nghề kinh doanh đó hoặc đáp ứng các quy định về tiêu chuẩn vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm..

• Đối với ngành nghề kinh doanh phải có vốn pháp định, nhà đầu tư phải chuẩn bị văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (cụ thể là xác nhận của ngân hàng).

• Đối với ngành nghề kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề, ví dụ như kinh doanh dịch vụ pháp lý, kiểm toán, kế toán, thì tùy theo từng loại hình mà chủ sở hữu hoặc người quản lý doanh nghiệp phải có chứng chỉ hành nghề.

Trên thực tế, khi thành lập doanh nghiệp, mọi người thường có xu hướng đăng ký nhiều mã ngành để tránh tình trạng phải làm thủ tục bổ sung ngành nghề trong quá trình hoạt động sau này. Mặc dù số lượng ngành nghề kinh doanh không bị giới hạn, nhưng việc đăng ký quá nhiều ngành nghề không cần thiết cho định hướng hoạt động của doanh nghiệp có thể gây ra khó khăn khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh.

Ngành nghề kinh doanh bao gồm: ngành nghề có điều kiện và ngành nghề không điều kiện. Trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mã ngành kinh doanh có điều kiện sẽ phải thỏa các điều kiện của ngành nghề. Đó là một phần lý do vì sao bạn chỉ nên đăng ký các ngành nghề tương ứng với mục đích kinh doanh để tránh phát sinh các thủ tục pháp lý không cần thiết. 

Thêm nữa, đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện như: buôn bán, sản xuất thực phẩm chức năng, phòng khám bệnh… không yêu cầu các giấy tờ pháp lý về ngành nghề khi nộp hồ sơ thành lập. Tuy nhiên, sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bạn phải bắt đầu xin giấy phép con (giấy phép kinh doanh ngành nghề) thì mới có thể hoạt động ngành nghề đó.

Ví dụ:

• >> Muốn mở công ty kiến trúc phải có chứng chỉ hành nghề kiến trúc;
  >> Muốn làm nhà phân phối thuốc lá phải có văn bản giới thiệu từ đơn vị cung cấp thuốc lá…

IV. Địa chỉ đặt trụ sở Công ty

Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phảo chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.

- Cách đặt địa chỉ doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp là điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Nên lựa chọn trụ sở chính doanh nghiệp ổn định lâu dài.

Doanh nghiệp thành lập và hoạt động phải có trụ sở chính. Việc lựa chọn trụ sở chính cho doanh nghiệp là một trong những vấn đề các cá nhân, tổ chức cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp.

Lưu ý:

- Không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể

Căn cứ điều 3, điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể.

- Địa chỉ đáp ứng các điều kiện để kinh doanh

Nhiều ngành nghề kinh doanh đòi hỏi phải có giấy phép trước khi kinh doanh. Những ngành nghề này gọi là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Địa chỉ trụ sở chính liên quan trực tiếp tới điều kiện được cấp giấy phép.

- Lựa chọn địa chỉ trụ sở chính cũng quyết định cơ quan quản lý thuế trực tiếp doanh nghiệp

Địa chỉ trụ sở chính ở đâu thì cơ quan thuế của quận, huyện đó quản lý. Một số doanh nghiệp do Cục thuế của tỉnh thành phố quản lý. Việc kê khai và nộp thuế tuy hiện nay là kê khai và nộp thuế điện tử. Nhưng việc quản lý vẫn sẽ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế quản lý mà địa chỉ đóng trên địa bàn. Vì vậy khi đặt trụ sở chính cũng cần cân nhắc lưu ý vấn đề này.

V. Vốn điều lệ: 

Hiện tại pháp luật không có quy định về số vốn điều lệ tối thiểu khi thành lập doanh nghiệp, ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp đăng ký ngành nghề có điều kiện là vốn pháp định thì phải đảm bảo vốn điều lệ, vốn pháp định hay vốn ký quỹ của ngành nghề đó. Ví dụ như ngân hàng, công ty tài chính, công ty bảo hiểm, công ty lữ hành du lịch.

• Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì vốn điều lệ do doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm (kể cả các ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định thì doanh nghiệp cũng chỉ cần kê khai đủ mức vốn quy định mà không cần chứng minh hay xác nhận nguồn vốn thực tế).

• Căn cứ vào nhu cầu hoạt động như: mức hợp đồng ký kết với đối tác, sự tham gia vào dự án, số vốn phải ký quỹ đối với một số ngành đặc thù, mức thuế môn bài muốn đóng mà doanh nghiệp lựa chọn mức vốn điều lệ hợp lý, phù hợp và tính đến tính chịu trách nhiệm của các chủ sở hữu doanh nghiệp/công ty khi cam kết mức vốn của mình.

Theo quy định, bậc lệ phí môn bài cũng như mức tính lệ phí môn bài sẽ căn cứ vào vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, cụ thể:

• Vốn điều lệ ≤ 10 tỷ đồng: Thuế môn bài hàng năm là 2.000.000 đồng;

• Vốn điều lệ > 10 tỷ đồng: Thuế môn bài hàng năm là 3.000.000 đồng.

Thời hạn góp vốn là 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đối với cá nhân thành lập công ty có thể lựa chọn góp vốn bằng hình thức hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Tuy nhiên, đối với tổ chức là thành viên/cổ đông công ty thì việc góp vốn phải thực hiện bằng hình thức chuyển khoản vốn góp vào tài khoản của công ty có đăng ký với cơ quan đăng ký doanh nghiệp. 

Lưu ý: 

Trên thực tế, thủ tục tăng vốn điều lệ được cơ quan chức năng xét duyệt khá nhanh và đơn giản. Ngược lại, thủ tục giảm vốn điều lệ khá phức tạp và xác suất được duyệt hồ sơ khá thấp. 

• Theo quy định của pháp luật, thủ tục tăng vốn điều lệ công ty tương đối đơn giản, trong khi đó thủ tục giảm vốn điều lệ công ty lại tương đối nhiều điều kiện và cần thời gian nhất định trừ trường hợp thành viên, cổ đông không góp đủ vốn trong vòng 90 ngày thì công ty phải hoạt động đủ 02 năm mới có thể đăng ký giảm vốn điều lệ cùng một số điều kiện nhất định. Do đó, công ty nên cân nhắc mức vốn khi kê khai vốn điều lệ trong hồ sơ thành lập công ty để đảm bảo việc góp vốn cũng như cân bằng lợi ích các thành viên/cổ đông trong công ty.

➧ Vốn điều lệ ảnh hưởng đến cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp

Việc doanh nghiệp đăng ký mức vốn điều lệ quá thấp không chỉ ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng, đối tác mà còn ảnh hưởng đến việc vay vốn từ ngân hàng. Tuy nhiên, với số vốn điều lệ quá cao sẽ kéo theo phạm vi cam kết trách nhiệm bằng tài sản cao hơn. 

Thực tế, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm thủ tục tăng vốn điều lệ. Do vậy, bạn chỉ nên đăng ký số vốn điều lệ ở mức vừa đủ với năng lực tài chính cũng như quy mô của doanh nghiệp.