I. Quy định về tên Công ty
Tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm 02 thành tố theo thứ tự sau: Loại hình doanh nghiệp + tên riêng.
Theo đó, loại hình doanh nghiệp được viết là:
- “Công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
- “Công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần;
- “Công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh;
- “Doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN”, hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.
- Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Như vậy, tên doanh nghiệp phải được viết bằng tiếng Việt. Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài cũng được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng thuộc hệ chữ La-tinh.
II. Tên doanh nghiệp đặt bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt của doanh nghiệp
Theo Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020, đặt tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài tức là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Theo đó, khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
III. Đặt tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
Tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về cách đặt tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh như sau:
- Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Khi đặt tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ:
- “Chi nhánh” đối với chi nhánh;
- “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện;
- “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
Bên cạnh đó, theo Điều 20 Nghị định 01/2021, ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Trong đó:
- Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh.
- Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
Lưu ý: Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
IV. Những điều cấm trong đặt tên công ty
Khi đặt tên doanh nghiệp những điều sau bị cấm:
- Đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký (trừ trường hợp doanh nghiệp đã giải thể hoặc đã có quyết định có hiệu lực của Tòa án tuyên bố doanh nghiệp bị phá sản).
Theo đó, tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.
Một số trường hợp được coi là tên gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký như:
- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;
- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi:
- Một ký hiệu: “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-“, “_”;
- Từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;
- Một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”...
- Sử dụng tên cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp… để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp (trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó).
- Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
V. Ai có quyền quyết định đổi tên Công ty
Theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp hiện hành, thẩm quyền quyết định thay đổi tên công ty thường được quyết định bởi người đứng đầu của công ty, cụ thể như:
- Công ty cổ phần là Đại hội đồng cổ đông;
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên là Hội đồng thành viên;
- Công ty TNHH một thành viên là chủ sở hữu công ty;
- Công ty hợp danh là của các thành viên hợp danh
Nội dung thay đổi tên công ty sẽ được ghi nhận trong Quyết định và biên bản họp của công ty nộp kèm với hồ sơ Thông báo gửi lên Phòng đăng ký kinh doanh để được điều chỉnh thay đổi tên công ty.
VI. Thủ tục đổi tên Công ty
Thủ tục thay đổi tên công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Lựa chọn tên công ty mới khi thay đổi tên công ty
Doanh nghiệp sẽ được lựa chọn cách đặt tên công ty mới theo quy định.
Bước 2: Tra cứu tên công ty dự định thay đổi để đánh giá khả năng đăng ký
Việc tra cứu tên công ty sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được việc tên công ty mới muốn đăng ký có trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty nào khác đã đăng ký trước đó hay chưa. Công ty nên tra cứu tên Công ty đã đăng ký và tên thương hiệu đã đăng ký để tránh việc tên mới của Công ty bị trùng hoặc đã bị đăng ký.
Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thay đổi tên công ty
Sau khi xác định tên công ty mới có thể đăng ký, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi đến Phòng đăng ký kinh doanh
Hồ sơ thay đổi tên công ty sẽ được nộp tới phòng đăng ký kinh doanh thông qua cổng thông tin trực tuyến về doanh nghiệp để được thẩm định nội dung.
Bước 5: Phòng đăng ký kinh doanh thẩm định hồ sơ đăng ký thay đổi
Sau khi phòng đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ đăng ký, chuyên viên sẽ thẩm định hồ sơ doanh nghiệp nộp để xem xét cấp giấy chứng nhận thay đổi đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.
Bước 6: Khắc lại dấu công ty theo tên công ty đã thay đổi
Sau khi nhận được đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ tiến hành khắc lại dấu pháp nhân công ty theo tên mới trước khi sử dụng hợp pháp dấu mới.
VII. Hồ sơ đổi tên Công ty
1. Hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần
Hồ sơ thay đổi tên mỗi loại công ty có những điểm giống và khác nhau. Dưới đây là các giấy tờ bạn cần có trong bộ hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần:
- Quyết định của hội đồng quản trị về việc thay đổi tên;
- Biên bản họp của hội đồng quản trị về việc thay đổi tên;
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, cụ thể về việc thay đổi tên;
- Thông báo cập nhập số điện thoại, thông tin kế toán, phương pháp tính thuế (nếu doanh nghiệp chưa có thông tin);
- Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (trong trường hợp người đại diện không trực tiếp thực hiện thủ tục).
2. Hồ sơ thay đổi tên công ty tnhh 1 thành viên, 2 thành viên trở lên
- Thông báo v/v thay đổi tên trên GPKD
- Thông báo cập nhập số điện thoại, thông tin kế toán, phương pháp tính thuế (nếu chưa có thông tin)
- Quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên v/v đổi tên
- Biên bản họp của hội đồng thành viên v/v đổi tên
- Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục.
VIII. Thời hạn đổi tên Công ty
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ thì phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi tên công ty của bạn.
IX. Lệ phí đổi tên Công ty
Lệ phí đối với thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 50.000 đồng/lần và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần.
X. Nơi nộp hồ sơ đổi tên Công ty
Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính
XI. Các công việc cần làm sau khi đổi tên Công ty
Sau khi thay đổi tên Công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành các việc sau:
- Khắc lại dấu tròn công ty và công bố việc sử dụng mẫu dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia;
- Hủy hóa đơn cũ đang sử dụng (trường hợp vẫn sử dụng hóa đơn in) và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với thông tin công ty mới;
- Thông báo và đăng ký thay đổi thông tin chủ sở hữu với các tài khoản ngân hàng công ty;
- Thông báo tới các đối tác đã ký kết hợp đồng dịch vụ
- Thông báo và nộp hồ sơ đính chính lại thông tin tên chủ sở hữu trên các giấy tờ có đăng ký thông tin chủ sở hữu;
Xử lý hoá đơn cũ sau khi thay đổi
Theo khoản 1 mục 4 công văn 2010/TCT-TVQT Hướng dẫn thực hiện một số nội dung Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì:
Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên từ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) và được sử dụng ngay hóa đơn.
Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế quản lý và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới.
-1672381138.jpg)