I. Công ty TNHH một thành viên là gì?

Theo quy định tại Điều 74 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu (sau đây gọi là chủ sở hữu công ty). Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.

Đặc điểm công ty TNHH một thành viên

  • Công ty TNHH một thành viên do một cá nhân hoặc một tổ chức là chủ sở hữu công ty.

  • Công ty có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp.

  • Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty TNHH.

  • Chủ sở hữu công ty được chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ phần vốn góp của mình cho người khác.

  • Công ty không được phát hành cổ phiếu.

II. Thủ tục thành lập Công ty TNHH một thành viên

Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

  • Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp hồ sơ.
  • Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
  • Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng

  • Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
  • Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
  • Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

  • Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) . Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
  • Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
  • Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

  • Việc đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin về ngành, nghề kinh doanh.

II. Hồ sơ thành lập Công ty TNHH một thành viên?

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty

3. Bản sao các giấy tờ sau đây:

  • Hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
  • Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

  • Danh sách người đại diện theo pháp luật/người đại diện theo ủy quyền (trong trường hợp chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là tổ chức.
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

III. Thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký Công ty TNHH một thành viên?

Tất cả giấy chứng nhận về đăng ký kinh doanh, thay đổi nội dung, cập nhật thông tin thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp sẽ được cấp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Sau khi hoàn thành thủ tục nộp hồ sơ, trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ do sai sót thông tin hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định thì người thành lập doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi. Người nhận được thông báo cần điều chỉnh, bổ sung lại thông tin trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Đăng ký kinh doanh. Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có quyền khiếu nại, tố cáo khi quá thời hạn trên mà vẫn không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Để dễ dàng theo dõi quy trình đăng ký giấy phép kinh doanh, bạn cần lưu ý các thông tin sau:

  • Thời gian 03 ngày làm việc nêu trên được tính từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ (hồ sơ hợp lệ là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ và nội dung được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật)

  • Thời gian 03 ngày làm việc này không tính thời gian bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của Phòng đăng ký kinh doanh.

IV. Lệ phí thành lập Công ty TNHH một thành viên?

  • Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/lần.
  • Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần.
  • Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký qua mạng điện tử, đăng ký thành lập trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh.
  • Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp có thể được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc chuyển vào tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng dịch vụ thanh toán điện tử. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp không được hoàn trả cho doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp không được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không được cấp đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ được hoàn trả phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

V. Nơi nộp hồ sơ thành lập Công ty TNHH một thành viên?

Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

VI. Các công việc cần làm sau khi thành lập Công ty TNHH một thành viên?

Sau khi đã hoàn thiện thủ tục thành lập, công ty TNHH MTV chính thức có tư cách pháp nhân để tự tham gia hoạt động và tiến hành giao dịch với đối tác, khách hàng. Tuy nhiên, sau khi thành lập, doanh nghiệp cần phải tiến hành những công việc sau để hoạt động/giao dịch diễn ra một cách hợp pháp và tránh bị xử phạt, cụ thể:

1. Treo biển hiệu của doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

Như vậy, theo quy định trên, doanh nghiệp phải có nghĩa vụ gắn tên tại trụ sở chính. Tên doanh nghiệp được gắn trên biển hiệu doanh nghiệp và việc treo biển hiệu doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Việc treo biển hiệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp nào vi phạm quy định này, phải chịu xử lý về vi phạm hành chính.

2. Đăng ký và kích hoạt chữ ký số điện tử (USB Token)

Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương với con dấu của doanh nghiệp, hỗ trợ việc kê khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử, kê khai BHXH, ký hóa đơn,… Vì vậy, doanh nghiệp cần tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để đặt mua chữ ký số và đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế. Đồng thời, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản nộp tiền thuế qua mạng điện tử. Giấy tờ cần chuẩn bị khi mua chữ ký số: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, CMND của người đại diện theo pháp luật (bản sao chứng thực).

3. Kê khai lệ phí môn bài và nộp lệ phí môn bài

* Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài

(1) Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.

(2) Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) đối với:

- Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).

Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài khi mới thành lập, khi mở thêm chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc khi có thay đổi về vốn.

4 Hạn nộp tiền thuế

- Thời hạn nộp thuế môn bài 2023 chậm nhất là ngày 30/01/2023.

- Trường hợp Công ty thành lập trong 6 tháng đầu năm: Chậm nhất là ngày 30/7 năm ra hoạt động.

+ Trường hợp Công ty thành lập trong thời gian 6 tháng cuối năm: Chậm nhất là ngày 30/01 năm liền kề năm ra hoạt động.

Nơi thực hiện: Khai lệ phí môn bài tại nơi có đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh

5. Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký khai thuế điện tử, đăng ký nộp thuế điện tử

Tài khoản ngân hàng để thực hiện các công việc sau:

+ Nộp thuế GTGT, thuế TNDN… mà không phải đến ngân hàng hoặc kho bạc;

+ Thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước đối tác và khách hàng;

+ Thuận tiện trong giao dịch với khách hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí;

+ Kiểm soát, quản lý tốt việc chi tiêu cũng như vấn đề tài chính của doanh nghiệp;

+ Chứng minh hợp lệ đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên. 

6. Đăng ký mua và Phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về Hóa đơn, DN mới thành lập kể từ ngày Nghị định được ban hành (tức 19/10/2020) đến ngày 30/06/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo DN áp dụng hóa đơn điện tử, thì DN thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, với DN mới thành lập, Cơ quan thuế vẫn khuyến khích DN lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng để tiến hành việc đăng ký mua hóa đơn và làm thủ tục với cơ quan thuế để hóa đơn được phép sử dụng. Đồng thời cần chuẩn bị cả về con người, máy móc thiết bị, cách thức sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử.

Căn cứ theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022.

Theo đó, tại Công văn 10847/BTC-TCT năm 2021 về phối hợp triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Bộ Tài chính ban hành có quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử rằng để thực hiện có hiệu quả hóa đơn điện tử theo quy định mới tại các văn bản nêu trên, Bộ Tài chính đã lập kế hoạch triển khai theo hai giai đoạn: giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 và giai đoạn 2 từ tháng 4/2022; đồng thời Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định triển khai hóa đơn điện tử giai đoạn 1 tại sáu tỉnh, thành phố: Hà Nội, Tp.Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.

7. Lựa chọn phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Khi mới thành lập, DN cần lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT phù hợp, việc này không chỉ ảnh hưởng lớn đến số thuế GTGT phải nộp hàng kỳ của DN mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng của DN. DN có thể căn cứ vào đối tượng khách hàng mà DN hướng tới là pháp nhân hay cá nhân để lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT. Nếu khách hàng của DN là tổ chức thì nên chọn phương pháp khấu trừ, nếu khách hàng là cá nhân/hộ kinh doanh, DN nên chọn phương pháp tính thuế trực tiếp. Ngoài ra, cần phải tính toán thêm các yếu tố khác như phương pháp nào thì đóng thuế nhiều hơn, thuận tiện hơn, thể hiện uy tín thương hiệu tốt hơn, …

8. Tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê đơn vị hành nghề làm kế toán

Theo quy định Điều 1 và Điều 2 của Luật kế toán 2015, sau khi có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, DN phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê đơn vị hành nghề làm kế toán để thực hiện ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách kế toán; nộp các loại báo cáo thuế, quyết toán thuế, theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán.

Rất nhiều DN mới thành lập thường hay bỏ qua hoặc không thực sự chú tâm đến công tác này, dẫn đến rất nhiều rắc rối trong các đợt thanh tra và quyết toán thuế từ các lỗ hổng của hồ sơ sổ sách kế toán. Việc đảm bảo hồ sơ kế toán chặt chẽ, xuyên suốt không chỉ góp phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin quản trị kịp thời cho DN; mà còn hỗ trợ DN kiểm soát tối đa rủi ro trong hoạt động kinh doanh sản xuất, góp phần tiết giảm chi phí và gia tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.