CHUYỂN ĐỔI LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP – THỦ TỤC GỒM NHỮNG GÌ?

Chuyển đổi loại hình là một trong các cách tổ chức lại doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp có thể chuyển đổi loại hình cho phù hợp mục tiêu, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc có đôi khi vì một số thay đổi khách quan buộc phải thay đổi loại hình doanh nghiệp của mình.

I. Trường hợp chuyển đổi công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thành công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

Khi chủ sở hữu Công ty TNHH một thành viên chuyển nhượng hoặc tặng cho một phần vốn cho cá nhân, tổ chức khác thì buộc phải thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thành Công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Hồ sơ đăng ký chuyển đổi gồm:

  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

  • Điều lệ công ty chuyển đổi theo quy định tại Luật Doanh nghiệp;

  • Danh sách thành viên và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định của các thành viên công ty đối với trường hợp thành viên là cá nhân và bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác đối với trường hợp thành viên công ty là tổ chức;

  • Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng hoặc hợp đồng tặng cho đối với trường hợp chủ sở hữu công ty chuyển nhượng, tặng cho một phần vốn điều lệ cho cá nhân hoặc tổ chức khác; Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc huy động thêm vốn góp đối với trường hợp công ty huy động thêm vốn góp từ cá nhân hoặc tổ chức khác.

II. Trường hợp chuyển đổi công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Khi các thành viên trong công ty TNHH hai thành viên chuyển nhượng hoặc tặng cho toàn bộ phần vốn góp của mình cho 01 thành viên còn lại trong công ty hoặc chuyển nhượng 01 một cá nhân, tổ chức ngoài công ty thì buộc phải thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp công ty TNHH hai thành viên trở lên thành công ty TNHH một thành viên

Hồ sơ đăng ký chuyển đổi gồm:

  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

  • Điều lệ công ty chuyển đổi theo quy định Luật Doanh nghiệp;

  • Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu là cá nhân hoặc bản sao hợp lệ quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức;

  • Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định của người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được tổ chức quản lý theo quy định tại Luật Doanh nghiệp.

  • Danh sách người đại diện theo ủy quyền và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định của từng đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được tổ chức quản lý theo quy định Luật Doanh nghiệp.

  • Văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức;

  • Hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp trong công ty hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng;

  • Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc chuyển đổi loại hình công ty.

III. Trường hợp chuyển đổi doanh nghiệp tư nhân thành công ty trách nhiệm hữu hạn

Doanh nghiệp tư nhân có thể chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn theo quyết định của chủ doanh nghiệp tư nhân nếu đủ các điều kiện sau đây:

  • Chủ doanh nghiệp tư nhân phải là chủ sở hữu công ty (đối với trường hợp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu) hoặc thành viên (đối với trường hợp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên);

  • Chủ doanh nghiệp tư nhân cam kết bằng văn bản chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản của mình đối với tất cả các khoản nợ chưa thanh toán của doanh nghiệp tư nhân và cam kết thanh toán đủ số nợ khi đến hạn;

  • Chủ doanh nghiệp tư nhân có thỏa thuận bằng văn bản với các bên của hợp đồng chưa thanh lý về việc công ty trách nhiệm hữu hạn được chuyển đổi tiếp nhận và thực hiện các hợp đồng đó;

  • Chủ doanh nghiệp tư nhân cam kết bằng văn bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản với các thành viên góp vốn khác về việc tiếp nhận và sử dụng lao động hiện có của doanh nghiệp tư nhân 

Hồ sơ đăng ký chuyển đổi gồm:

  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

  • Điều lệ công ty chuyển đổi theo quy định tại Luật Doanh nghiệp;

  • Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế, thời hạn thanh toán; danh sách người lao động hiện có; danh sách các hợp đồng chưa thanh lý;

  • Danh sách thành viên theo quy định tại Luật Doanh nghiệp đối với trường hợp chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định của các thành viên công ty đối với trường hợp thành viên là cá nhân; bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác đối với trường hợp thành viên công ty là tổ chức;

  • Văn bản cam kết của chủ doanh nghiệp tư nhân về việc chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản của mình đối với tất cả các khoản nợ chưa thanh toán của doanh nghiệp tư nhân và cam kết thanh toán đủ số nợ khi đến hạn;

  • Văn bản thỏa thuận với các bên của hợp đồng chưa thanh lý về việc công ty trách nhiệm hữu hạn được chuyển đổi tiếp nhận và thực hiện các hợp đồng đó;

  • Văn bản cam kết của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thỏa thuận giữa chủ doanh nghiệp tư nhân và các thành viên góp vốn khác về việc tiếp nhận và sử dụng lao động hiện có của doanh nghiệp tư nhân.

IV. Trường hợp chuyển đổi công ty trách nhiệm hữu hạn thành công ty cổ phần và ngược lại

4.1 Chuyển đổi công ty TNHH thành công ty cổ phần

Công ty trách nhiệm hữu hạn có thể chuyển đổi thành công ty cổ phần theo phương thức sau đây:

  • Chuyển đổi thành công ty cổ phần mà không huy động thêm tổ chức, cá nhân khác cùng góp vốn, không bán phần vốn góp cho tổ chức, cá nhân khác;

  • Chuyển đổi thành công ty cổ phần bằng cách huy động thêm tổ chức, cá nhân khác góp vốn;

  • Chuyển đổi thành công ty cổ phần bằng cách bán toàn bộ hoặc một phần phần vốn góp cho một hoặc một số tổ chức, cá nhân khác;

  • Kết hợp cả ba phương thức trên.

4.2 Chuyển đổi công ty cổ phần thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Công ty cổ phần có thể chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên theo phương thức sau đây:

  • Một cổ đông nhận chuyển nhượng toàn bộ cổ phần, phần vốn góp tương ứng của tất cả các cổ đông còn lại;

  • Một tổ chức hoặc cá nhân không phải là cổ đông nhận chuyển nhượng toàn bộ số cổ phần của tất cả cổ đông của công ty;

  • Công ty chỉ còn lại một cổ đông trong thời gian vượt quá thời hạn yêu cầu số lượng tối thiểu công ty cổ phần theo quy định Luật Doanh nghiệp.

4.3 Chuyển đổi công ty cổ phần thành công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

Công ty cổ phần có thể chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn theo phương thức sau đây:

  • Chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn mà không huy động thêm hoặc chuyển nhượng cổ phần cho tổ chức, cá nhân khác;

  • Chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn đồng thời với huy động thêm tổ chức, cá nhân khác góp vốn;

  • Chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn đồng thời với chuyển nhượng toàn bộ hoặc một phần của toàn bộ hoặc một phần cổ phần cho tổ chức, cá nhân khác góp vốn;

  • Chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn kết hợp cả ba phương thức trên.

Hồ sơ chuyển đổi gồm :

  • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

  • Điều lệ công ty chuyển đổi theo quy định Luật Doanh nghiệp;

  • Quyết định của chủ sở hữu công ty hoặc Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc của Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển đổi công ty;

  • Danh sách thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập, danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài và bản sao hợp lệ các giấy tờ : Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của các thành viên là cá nhân; Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức và văn bản ủy quyền; Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức; Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương phải được hợp pháp hóa lãnh sự; Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật đầu tư; 

  • Hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng hoặc thỏa thuận góp vốn đầu tư.

Việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp trong trường hợp nhận thừa kế được thực hiện như quy định đối với trường hợp chuyển đổi loại hình tương ứng, trong đó, hợp đồng chuyển nhượng hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng được thay bằng văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp.

Công ty chuyển đổi đương nhiên kế thừa toàn bộ các quyền và lợi ích hợp pháp, chịu trách nhiệm về các khoản nợ, gồm cả nợ thuế, hợp đồng lao động và các nghĩa vụ khác của công ty được chuyển đổi.

Doanh nghiệp có thể đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đồng thời đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác, trừ trường hợp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp do chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp, Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục khai báo và nộp thuế thu nhập cá nhân  cho người chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép đăng ký thay đổi.

Những việc cần làm sau khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

I. Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.

Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp ( không bao gồm doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa) mà doanh nghiệp chuyển đổi kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp được chuyển đổi thì không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp, doanh nghiệp khai quyết toán khi kết thúc năm.

II. Thay đổi thông tin doanh nghiệp trên hóa đơn

Khi thay đổi loại hình doanh nghiệp thì tên doanh nghiệp sẽ được thay đổi theo loại hình chuyển đổi sang mà không làm thay đổi mã số thuế và cơ quan quản lý thuế trực tiếp.

Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên trên tờ hóa đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn còn nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì cần phải thực hiện:

  • Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng;
  • Gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp ( mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Trong trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện như sau:

  • Thông báo không tiếp tục sử dụng hóa đơn, sau đó thực hiện thủ tục hủy hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế;
  • Làm thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn mới đến cơ quan thuế theo quy định.

III. Thay đổi con dấu của doanh nghiệp

Theo quy định pháp luật hiện hành thì doanh nghiệp có quyền quyết định nội dung dấu của doanh nghiệp mà không bắt buộc phải thể hiện nội dung tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp như trước đây. Nhưng thông thường doanh nghiệp vẫn sẽ ghi nhận các nội dung này trên con dấu của bên mình.

Cùng với đó, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng bãi bỏ quy định phải thực hiện thông báo mẫu con dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng.

Như vậy, nếu con dấu có ghi nhận nội dung tên doanh nghiệp thì khi chuyển đổi loại hình công ty, doanh nghiệp nên thực hiện thay đổi mẫu con dấu để đảm bảo sự đồng nhất trong thông tin doanh nghiệp, thuận tiện trong các giao dịch và tránh gây nhầm lẫn. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

IV. Thay đổi thông tin các tài sản đăng ký sở hữu bởi doanh nghiệp

Theo phân tích trên, khi thay đổi loại hình doanh nghiệp sẽ dẫn đến thay đổi tên doanh nghiệp, các tài sản đăng ký sở hữu bởi doanh nghiệp cũng phải thay đổi, cập nhật theo tên mới.

Như vậy, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

  • Đối với giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe: thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký xe khi thay đổi các thông tin của chủ xe (tên chủ xe).
  • Đối với Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất: đăng ký biến động đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

V. Thông báo về việc thay đổi với cơ quan có liên quan

Tên doanh nghiệp sẽ được thay đổi khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi loại hình công ty. Việc thay đổi tên doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Để các tổ chức, cá nhân có liên quan cập nhật sự thay đổi thông tin của doanh nghiệp thì phía doanh nghiệp nên thực hiện thông báo đến các cơ quan đó về việc thay đổi tên doanh nghiệp cũng như sự chuyển đổi loại hình doanh nghiệp của mình. Các cơ quan có liên quan bao gồm: cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm, đối tác kinh doanh và các cơ quan quản lý chuyên ngành…