I. Quy định về địa chỉ Công ty
Căn cứ vào Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
II. Quy định và đặc điểm trụ sở chính công ty
Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.
III. Cách đặt địa chỉ công ty
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
IV. Không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể
Căn cứ điều 3, điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể.
V. Địa chỉ đáp ứng các điều kiện để kinh doanh
Nhiều ngành nghề kinh doanh phải có giấy phép trước khi kinh doanh. Những ngành nghề này gọi là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Địa chỉ trụ sở chính liên quan trực tiếp tới điều kiện được cấp giấy phép. Ví dụ:
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm địa điểm phải đáp ứng các điều kiện về an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ yêu cầu địa điểm phải phù hợp với quy định về số học viên/m2 diện tích sử dụng.
VI. Lựa chọn địa chỉ trụ sở chính cũng quyết định cơ quan quản lý thuế trực tiếp doanh nghiệp
Địa chỉ trụ sở chính ở đâu thì cơ quan thuế của quận, huyện đó quản lý. Một số doanh nghiệp do Cục thuế của tỉnh thành phố quản lý. Việc kê khai và nộp thuế tuy hiện nay là kê khai và nộp thuế điện tử. Nhưng việc quản lý vẫn sẽ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế quản lý mà địa chỉ đóng trên địa bàn. Vì vậy khi đặt trụ sở chính cũng cân nhắc lưu ý về vấn đề này.
VII. Ai có quyền quyết định đổi địa chỉ Công ty
- Chủ sở hữu doanh nghiệp đối với công ty TNHH 1 thành viên
- Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên
- Hội đồng cổ đông đối với công ty Cổ phần
- Các thành viên của công ty hợp danh
VIII. Thủ tục đổi địa chỉ Công ty
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện
Công ty thay đổi địa chỉ trong phạm vi quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh làm thay đổi thông tin quản lý đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng
Bước 3: Mang theo Giấy biên nhận hồ sơ và Giấy ủy quyền nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ
IX. Hồ sơ đổi trụ sở Công ty
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty Cổ phần và của các thành viên hợp danh của công ty hợp danh;
Quyết định của chủ sở hữu doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu nhạn một thành viên.
Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:
- Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
X. Thời hạn đổi trụ sở Công ty
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm làm hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.
Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ. Trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).
XI. Lệ phí đổi trụ sở Công ty
Lệ phí thay đổi địa chỉ công ty chỉ gồm lệ phí khi công ty thực hiện thủ tục thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh để được thay đổi giấy phép kinh doanh mới.
Lệ phí thay đổi địa chỉ công ty bao gồm :
- Phí nộp hồ sơ : 100.000 đồng
- Phí đăng bố cáo : 300.000 đồng.
Như vậy lệ phí thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh hiện nay chỉ có 400.000 đồng
XII. Nơi nộp hồ sơ đổi trụ sở Công ty
Nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
XIII. Các công việc cần làm sau khi đổi trụ sở Công ty
Về con dấu công ty
Nếu thông tin trên mặt dấu thay đổi thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu. Cụ thể: nếu Công ty thay đổi địa chỉ khác quận/ huyện thì phải làm lại con dấu theo địa chỉ quận mới.
Về hóa đơn công ty
Trường hợp doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy
Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử
Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế
Thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.
XIV. Các vấn đề cần lưu ý khác khi đổi trụ sở Công ty
1. Lưu ý về các nội dung thay đổi trong hồ sơ
Công ty có thể thay đổi nhiều nội dung đăng ký kinh doanh cùng với hồ sơ thay đổi địa chỉ như thay đổi tên công ty, thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi ngành nghề kinh doanh, thay đổi thành viên góp vốn.
2. Lưu ý về hóa đơn khi thay đổi địa chỉ cùng quận
Do trên hóa đơn công ty có thể hiện thông tin gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ công ty nên khi được cấp đăng ký kinh doanh mới thì phải lưu ý lúc này phải thay đổi thông tin hóa đơn, cụ thể:
Trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ đã in sẵn
- Công ty khắc một con dấu có thông tin công ty, mã số thuế và địa chỉ mới;
- Nộp qua mạng thông báo thay đổi thông tin hóa đơn;
- Công ty phải xác định là Chi cục thuế đã chấp nhận thông báo thay đổi thông tin hóa đơn của mình thì mới sử dụng hóa đơn tiếp.
- Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ cũ đã in sẵn.
Trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo
- Nộp qua mạng thông báo thay đổi thông tin hóa đơn;
- Công ty phải xác định là Chi cục thuế đã chấp nhận thông báo thay đổi thông tin hóa đơn của mình thì mới sử dụng hóa đơn tiếp.
- Chỉnh sửa tiêu thức địa chỉ trên phần mềm hóa đơn.
Trường hợp sử dụng hóa đơn mới
- Nộp thông báo hủy hóa đơn tất cả số còn lại chưa sử dụng của hóa đơn cũ.
- Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với mẫu hóa đơn mới.
- Phải xác định là thông báo phát hành hóa đơn đã được Chi cục thuế chấp nhận thì xuất hóa đơn mới.
-1672381138.jpg)