Thủ tục đăng ký thay đổi cổ đông Công ty Cổ phần

I. Cổ đông của Công ty là ai?

Cổ đông là cá nhân hay tổ chức nắm giữ quyền sở hữu hợp pháp một phần hay toàn bộ phần vốn góp (cổ phần) của một công ty cổ phần. Chứng chỉ xác nhận quyền sở hữu này gọi là cổ phiếu. Về bản chất, cổ đông là thực thể đồng sở hữu công ty cổ phần chứ không phải là chủ nợ của công ty đó do vậy quyền lợi và nghĩa vụ của họ gắn liền với kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

II. Quyền và nghĩa vụ của cổ đông Công ty Cổ phần

Cổ phần của công ty cổ phần gồm hai loại là:

• Cổ phần phổ thông
• Cổ phẩn ưu đãi, gồm:
  • Cổ phần ưu đãi cổ tức;
  • Cổ phần ưu đãi biểu quyết;
  • Cổ phần ưu đãi hoàn lại;
  • Cổ phần ưu đãi khác theo quy định tại Điều lệ công ty và pháp luật về chứng khoán

Mỗi cổ phần của cùng một loại đều tạo cho người sở hữu cổ phần đó các quyền, nghĩa vụ và lợi ích ngang nhau.

Cổ phần phổ thông không thể chuyển đổi thành cổ phần ưu đãi. Cổ phần ưu đãi có thể chuyển đổi thành cổ phần phổ thông theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Quyền của cổ đông phổ thông

Công ty cổ phần phải có cổ phần phổ thông. Người sở hữu cổ phần phổ thông là cổ đông phổ thông. (khoản 1 Điều 114 Luật Doanh nghiệp 2020)

Căn cứ theo Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông phổ thông có quyền sau đây:

• Tham dự, phát biểu trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo ủy quyền hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty, pháp luật quy định. Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết;
• Nhận cổ tức với mức theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông;
• Ưu tiên mua cổ phần mới tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần phổ thông của từng cổ đông trong công ty;
• Tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120, khoản 1 Điều 127 của Luật Doanh nghiệp 2020 và quy định khác của pháp luật có liên quan;
• Xem xét, tra cứu và trích lục thông tin về tên và địa chỉ liên lạc trong danh sách cổ đông có quyền biểu quyết; yêu cầu sửa đổi thông tin không chính xác của mình;
• Xem xét, tra cứu, trích lục hoặc sao chụp Điều lệ công ty, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông;
• Khi công ty giải thể hoặc phá sản, được nhận một phần tài sản còn lại tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần tại công ty.

Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền sau đây:

• Xem xét, tra cứu, trích lục sổ biên bản và nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, báo cáo tài chính giữa năm và hằng năm, báo cáo của Ban kiểm soát, hợp đồng, giao dịch phải thông qua Hội đồng quản trị và tài liệu khác, trừ tài liệu liên quan đến bí mật thương mại, bí mật kinh doanh của công ty;
• Yêu cầu Ban kiểm soát kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết. 
• Quyền khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.
• Quyền yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
  • Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao;
  • Trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

Quyền của cổ đông ưu đãi

Người sở hữu cổ phần ưu đãi là cổ đông ưu đãi.

Quyền của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi biểu quyết

Cổ phần ưu đãi biểu quyết là cổ phần phổ thông có nhiều hơn phiếu biểu quyết so với cổ phần phổ thông khác; số phiếu biểu quyết của một cổ phần ưu đãi biểu quyết do Điều lệ công ty quy định. Chỉ có tổ chức được Chính phủ ủy quyền và cổ đông sáng lập được quyền nắm giữ cổ phần ưu đãi biểu quyết. Ưu đãi biểu quyết của cổ đông sáng lập có hiệu lực trong 03 năm kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quyền biểu quyết và thời hạn ưu đãi biểu quyết đối với cổ phần ưu đãi biểu quyết do tổ chức được Chính phủ ủy quyền nắm giữ được quy định tại Điều lệ công ty. Sau thời hạn ưu đãi biểu quyết, cổ phần ưu đãi biểu quyết chuyển đổi thành cổ phần phổ thông.

Cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi biểu quyết có quyền sau đây:

• Biểu quyết về các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông với số phiếu biểu quyết theo quy định tại khoản 1 Điều 116 Luật Doanh nghiệp 2020;
• Quyền khác như cổ đông phổ thông, trừ trường hợp sau:

Cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi biểu quyết không được chuyển nhượng cổ phần đó cho người khác, trừ trường hợp chuyển nhượng theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật hoặc thừa kế.

Quyền của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi cổ tức 

Cổ phần ưu đãi cổ tức là cổ phần được trả cổ tức với mức cao hơn so với mức cổ tức của cổ phần phổ thông hoặc mức ổn định hằng năm. Cổ tức được chia hằng năm gồm cổ tức cố định và cổ tức thưởng. Cổ tức cố định không phụ thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty. Mức cổ tức cố định cụ thể và phương thức xác định cổ tức thưởng được ghi rõ trong cổ phiếu của cổ phần ưu đãi cổ tức.

Cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi cổ tức có quyền sau đây:

• Nhận cổ tức theo quy định tại khoản 1 Điều 117 Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nhận phần tài sản còn lại tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần tại công ty sau khi công ty đã thanh toán hết các khoản nợ, cổ phần ưu đãi hoàn lại khi công ty giải thể hoặc phá sản;
• Quyền khác như cổ đông phổ thông.
• Cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi cổ tức không có quyền biểu quyết, dự họp Đại hội đồng cổ đông, đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020.

Quyền của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi hoàn lại

Cổ phần ưu đãi hoàn lại là cổ phần được công ty hoàn lại vốn góp theo yêu cầu của người sở hữu hoặc theo các điều kiện được ghi tại cổ phiếu của cổ phần ưu đãi hoàn lại và Điều lệ công ty.

Quyền của cổ đông ưu đãi hoàn lại: 

• Như cổ đông phổ thông. 
• Cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi hoàn lại không có quyền biểu quyết, dự họp Đại hội đồng cổ đông, đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, trừ trường hợp quy đị

III. Nghĩa vụ của cổ đông 

1. Thanh toán đủ và đúng thời hạn số cổ phần cam kết mua.
2. Không được rút vốn đã góp bằng cổ phần phổ thông ra khỏi công ty dưới mọi hình thức, trừ trường hợp được công ty hoặc người khác mua lại cổ phần. Trường hợp có cổ đông rút một phần hoặc toàn bộ vốn cổ phần đã góp trái với quy định tại khoản này thì cổ đông đó và người có lợi ích liên quan trong công ty phải cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi giá trị cổ phần đã bị rút và các thiệt hại xảy ra.
3. Tuân thủ Điều lệ công ty và quy chế quản lý nội bộ của công ty.
4. Chấp hành nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.
5. Bảo mật các thông tin được công ty cung cấp theo quy định tại Điều lệ công ty và pháp luật; chỉ sử dụng thông tin được cung cấp để thực hiện và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình; nghiêm cấm phát tán hoặc sao, gửi thông tin được công ty cung cấp cho tổ chức, cá nhân khác.
6. Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

IV. Các trường hợp thay đổi Cổ đông?

Việc chuyển nhượng cổ phần của cổ đông sáng lập trong 03 năm đầu thành lập công ty như sau:

• Cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập được tự do chuyển nhượng cho cổ đông sáng lập khác;
• Cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập chỉ được chuyển nhượng cho người không phải là cổ đông sáng lập nếu được sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp này, cổ đông sáng lập dự định chuyển nhượng cổ phần phổ thông thì không có quyền biểu quyết về việc chuyển nhượng cổ phần đó.

Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định về việc cổ đông không thanh toán cổ phần đã đăng ký mua thì không còn là cổ đông của công ty.

Như vậy, các trường hợp thay đổi cổ đông gồm có: (1) các cổ đông sáng lập không thanh toán số cổ phần đã mua; (2) các cổ đông sáng lập chuyển nhượng cổ phần cho cổ đông sáng lập khác của công ty hoặc cho người ngoài trong 03 năm đầu thành lập doanh nghiệp; (3) các cổ đông tự do chuyển nhượng cổ phần sau 03 năm thành lập doanh nghiệp, (4) doanh nghiệp tăng vốn điều lệ, giảm vốn điều lệ và có thêm cổ đông mới hoặc bớt đi cổ đông trong công ty; (5) trong trường hợp thừa kế, tặng cho toàn bộ cổ phần.

V. Ai có quyền quyết định thay đổi Cổ đông?

Đại hội đồng cổ đông là người có quyền quyết định thay đổi cổ đông

VI. Thủ tục thay đổi Cổ đông

Đối với cổ đông sáng lập thủ tục như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.

Bước 2: Doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.

Bước 4: Căn cứ theo ngày hẹn trên giấy Biên nhận, doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận kết quả giải quyết hồ sơ (từ 13giờ đến 17giờ các buổi chiều từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần).

Đối với các cổ đông chuyển nhượng 

Bước 1: Thực hiện ký hồ sơ chuyển nhượng cổ phần trong nội bộ công ty

Bước 2: Nộp hồ sơ kê khai thuế thu nhập cá nhân chuyển nhượng cổ phần

VII. Hồ sơ thay đổi Cổ đông

Hồ sơ thay đổi cổ đông sáng lập do chuyển nhượng cổ phần bao gồm các giấy tờ sau:

1. Thực hiện ký hồ sơ chuyển nhượng cổ phần trong nội bộ công ty

2. Thông báo thay đổi cổ đông sáng lập;

3. Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông;

4. Quyết định thay đổi cổ đông sáng lập của Đại hội đồng cổ đông;

5. Danh sách cổ đông sáng lập khi đã thay đổi;

6. Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần và Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển nhượng cổ phần;

7. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực của cá nhân hoặc pháp nhân còn hiệu lực của cổ đông sáng lập mới;

Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

Cá nhân có quốc tịch nước ngoài:

• Đối với người nước ngoài thường trú tại Việt Nam: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và Hộ chiếu.
• Đối với người nước ngoài không thường trú tại Việt Nam: Hộ chiếu.

Cổ đông sáng lập mới là tổ chức:

• Quyết định thành lập;
• Một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đại diện theo ủy quyền và quyết định ủy quyền tương ứng ( Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và Hộ chiếu ).

(Nếu cổ đông sáng lập mới là tổ chức nước ngoài thì các loại giấy tờ chứng thực nêu trên phải được hợp pháp hóa lãnh sự, có bản dịch sang tiếng Việt được xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.)

• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

• Cập nhật thông tin cổ đông mới nhận chuyển nhượng trong Sổ cổ đông công ty.

VIII. Thời hạn thay đổi Cổ đông

05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ 

IX. Lệ phí thay đổi Cổ đông

200.000đ/lần cấp

X. Nơi nộp hồ sơ thay đổi Cổ đông

Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư

XI. Các vấn đề cần lưu ý khác khi thay đổi Cổ đông

1. Thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh

Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ quản lý cổ đông sáng lập của công ty cổ phần, không trực tiếp quản lý đối với cổ đông phổ thông. Vì vậy, Doanh  nghiệp chỉ phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh trong trường hợp góp thêm vốn dẫn đến tăng vốn điều lệ hoặc chuyển nhượng cổ phần dẫn đến thay đổi cổ đông sáng lập của công ty.

Trường hợp doanh nghiệp chỉ chuyển nhượng cổ phần giữa các cổ đông phổ thông, không làm thay đổi vốn điều lệ, Công ty chỉ cần thực hiện thay đổi và lưu hồ sơ trong nội bộ của công ty, không cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

2. Chuyển nhượng cổ phần và hạn chế chuyển nhượng cổ phần

Về nguyên tắc, các cổ đông trong công ty cổ phần được quyền chuyển nhượng cổ phần của mình sở hữu cho các cổ đông khác hoặc người khác. Những người nhận chuyển nhượng cổ phần đương nhiên trở thành cổ đông mới của công ty. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các cổ đông sáng lập, pháp luật quy định trường hợp hạn chế chuyển nhượng cổ phần của cổ đông sáng lập trong vòng 3 năm đầu tiên thực hiện hoạt động kinh doanh. Cụ thể:

Trong thời hạn 03 năm, kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cổ đông sáng lập có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho cổ đông sáng lập khác và chỉ được chuyển nhượng cổ phần phổ thông của mình cho người không phải là cổ đông sáng lập nếu được sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp này, cổ đông dự định chuyển nhượng cổ phần không có quyền biểu quyết về việc chuyển nhượng các cổ phần đó.

Các hạn chế của quy định này không áp dụng đối với cổ phần mà cổ đông sáng lập có thêm sau khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và cổ phần mà cổ đông sáng lập chuyển nhượng cho người khác không phải là cổ đông sáng lập của công ty.

3. Thời điểm chuyển nhượng, góp vốn, nghĩa vụ tài chính của các cổ đông khi chuyển nhượng cổ phần

Khác với việc góp vốn thành lập doanh nghiệp (cổ đông sáng lập có thể thực hiện việc góp vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày đăng ký thành lập doanh nghiệp), việc cá nhân, tổ chức góp vốn để trở thành cổ đông phổ thông công ty cổ phần phải thực hiện ngay tại thời điểm đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.

Chuyển nhượng cổ phần được coi là chuyển nhượng chứng khoán nên chịu nghĩa vụ thuế = 0,1% x giá trị chuyển nhượng.

4. Chuyển nhượng cổ phần có cần thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh không?

Phòng đăng ký kinh doanh không thực hiện việc đăng ký thay đổi cổ đông trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mà việc chuyển nhượng cổ phần sẽ được thể hiện trong sổ đăng ký cổ đông của công ty.