Thủ tục thay đổi vốn điều lệ cho công ty cổ phần

I. Vốn điều lệ là gì?

Căn cứ vào Điều 112 Luật Doanh nghiệp 2020:

“Vốn điều lệ của công ty cổ phần là tổng mệnh giá cổ phần các loại đã bán. Vốn điều lệ của công ty cổ phần khi đăng ký thành lập doanh nghiệp là tổng mệnh giá cổ phần các loại đã được đăng ký mua và được ghi trong Điều lệ công ty.”

II. Các quy định về vốn điều lệ của công ty TNHH cổ phần

1. Thời hạn góp vốn

Theo Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

Các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc hợp đồng đăng ký mua cổ phần quy định một thời hạn khác ngắn hơn.

Trường hợp cổ đông góp vốn bằng tài sản thì thời gian vận chuyển nhập khẩu, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản đó không tính vào thời hạn góp vốn này. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc cổ đông thanh toán đủ và đúng hạn các cổ phần đã đăng ký mua.

2. Hậu quả pháp lý góp vốn sai thời hạn khi thành lập công ty cổ phần

Cổ đông chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua sẽ đương nhiên không còn là cổ đông của công ty. Và không được chuyển nhượng quyền mua cổ phần đó cho người khác.

Cổ đông chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua sẽ có quyền biểu quyết, nhận lợi tức và các quyền khác tương ứng với số cổ phần đã thanh toán. Không được chuyển nhượng quyền mua số cổ phần chưa thanh toán cho người khác.

Số cổ phần chưa thanh toán được coi là cổ phần chưa bán và Hội đồng quản trị được quyền bán.

3. Mức vốn tối thiểu

Vốn tối thiểu để thành lập công ty TNHH cổ phần sẽ phụ thuộc vào ngành nghề mà công ty đăng ký kinh doanh.

Nếu công ty đăng ký kinh doanh trong một ngành không yêu cầu mức vốn cố định, thì luật sẽ không quy định mức vốn tối thiểu.

Trong trường hợp công ty đăng ký kinh doanh trong các ngành nghề có yêu cầu về mức về vốn pháp định và ký quỹ để hoạt động, thì mức vốn tối thiểu để thành lập công ty TNHH cổ phần phải tuân theo quy định trong ngành đó.

Tại thời điểm đăng ký thành lập công ty, các cổ đông sáng lập phải cùng nhau đăng ký mua ít nhất 20% tổng số cổ phần phổ thông được quyền chào bán.

III. Thủ tục tăng vốn điều lệ cho công ty cổ phần

1. Các trường hợp tăng vốn điều lệ công ty cổ phần

Căn cứ Mục II Thông tư 19/2003/TT-BTC, vốn điều lệ của công ty cổ phần được điều chỉnh tăng trong các trường hợp:

• Phát hành cổ phiếu mới để huy động thêm vốn theo quy định của pháp luật (kể cả trường hợp cơ cấu lại nợ của công ty cổ phần theo hình thức chuyển nợ thành vốn góp cổ phần theo thoả thuận);

• Chuyển đổi trái phiếu đã phát hành thành cổ phần: Việc tăng vốn điều lệ chỉ được thực hiện khi đã đảm bảo đủ các điều kiện để trái phiếu chuyển đổi thành cổ phần theo đúng quy định và phương án phát hành trái phiếu chuyển đổi;

• Trả cổ tức bằng cổ phiếu;

• Phát hành cổ phiếu mới để sáp nhập một phần hoặc toàn bộ doanh nghiệp khác vào công ty;

• Kết chuyển nguồn thặng dư vốn để bổ sung tăng vốn điều lệ.

2. Hình thức tăng vốn điều lệ của công ty cổ phần

Theo quy định tại Điều 123 Luật doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần có thể đăng ký tăng vốn điều lệ bằng cách chào bán cổ phần, nghĩa là tăng thêm số lượng cổ phần, loại cổ phần được quyền chào bán. Việc chào bán cổ phần có thể thực hiện theo 1 trong 3 hình thức sau đây:

• Chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu;

• Chào bán cổ phần riêng lẻ;

• Chào bán cổ phần ra công chúng.

Lưu ý:

Hình thức chào bán cổ phần ra công chúng để tăng vốn điều lệ chỉ được thực hiện ở công ty cổ phần đã niêm yết trên sàn chứng khoán.

3. Hồ sơ tăng vốn điều lệ cho công ty cổ phần

Theo Điều 51 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần gồm có: 

• Thông báo về việc tăng vốn điều lệ của công ty cổ phần.

• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc tăng vốn điều lệ.

• Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc tăng vốn điều lệ.

• Giấy xác nhận việc góp vốn của cổ đông mới (nếu có).

• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu của cổ đông mới.

• Sổ đăng ký cổ đông.

• Thông báo cập nhật số điện thoại (bắt buộc nếu GPKD chưa có số điện thoại).

• Văn bản ủy quyền (trường hợp ủy quyền).

• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.

Lưu ý: Tại Khoản 1 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP có quy định rõ: “Khi đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm bổ sung thông tin còn thiếu về số điện thoại của doanh nghiệp trong hồ sơ. Trường hợp doanh nghiệp không bổ sung thông tin về số điện thoại thì hồ sơ đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được coi là không hợp lệ”.

4. Thủ tục tăng vốn điều lệ cho công ty cổ phần

Bước 1: Lựa chọn phương án tăng vốn điều lệ

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ tăng vốn điều lệ

Bước 3: Thực hiện đăng ký thay đổi vốn điều lệ công ty

Doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ theo 2 cách sau:

• Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Cách 2: Nộp hồ sơ online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Lưu ý: Tại Hà Nội, TP.HCM. Bình Dương, Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KHĐT) chỉ nhận hồ sơ online, không nhận hồ sơ giấy.

Bước 4: Giải quyết hồ sơ và trả kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD xem xét giải quyết và thông báo cho công ty:

1. Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng ĐKKD ra văn bản thông báo hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho công ty;

2. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng ĐKKD thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do thiếu sót, căn cứ và hướng giải quyết cho doanh nghiệp.

IV. Thủ tục giảm vốn điều lệ cho công ty cổ phần

1. Các trường hợp và điều kiện giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Theo Khoản 5 Điều 112 Luật Doanh Nghiệp 2020, công ty cổ phần thực hiện giảm vốn điều lệ trong các trường hợp sau:

• Hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông;

• Công ty mua lại cổ phần đã bán theo yêu cầu của cổ đông hoặc theo quyết định của công ty;

• Vốn điều lệ không được các cổ đông thanh toán đầy đủ và đúng hạn.

Trường hợp 1: Công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông

Trường hợp này được quy định cụ thể tại điểm a khoản 5 Điều 112 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể, công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty với điều kiện:

• Công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 2 năm kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp;

• Công ty phải đảm bảo sau khi giảm vốn (hoàn trả vốn góp cho cổ đông) vẫn thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác.

Trường hợp 2: Công ty mua lại cổ phần đã bán theo yêu cầu của cổ đông và mua theo quyết định của công ty

2. Công ty mua lại cổ phần đã phát hành theo yêu cầu của cổ đông

• Cổ đông đã biểu quyết không thông qua nghị quyết về việc tổ chức lại công ty hoặc thay đổi quyền, nghĩa vụ của cổ đông quy định tại Điều lệ công ty có quyền yêu cầu công ty mua lại cổ phần của mình. Yêu cầu phải bằng văn bản, trong đó nêu rõ tên, địa chỉ của cổ đông, số lượng cổ phần từng loại, giá dự định bán, lý do yêu cầu công ty mua lại. Yêu cầu phải được gửi đến công ty trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết về các vấn đề quy định tại khoản này.

• Công ty phải mua lại cổ phần theo yêu cầu của cổ đông với giá thị trường hoặc giá được tính theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trường hợp không thỏa thuận được về giá thì các bên có thể yêu cầu một tổ chức thẩm định giá định giá. Công ty giới thiệu ít nhất 03 tổ chức thẩm định giá để cổ đông lựa chọn và lựa chọn đó là quyết định cuối cùng.

3. Công ty mua lại cổ phần theo quyết định của công ty

Về tỷ lệ tối đa:

Theo quy định tại Điều 133 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần có quyền mua nhưng không quá 30% tổng số cổ phần phổ thông đã bán, một phần hoặc toàn bộ cổ phần ưu đãi cổ tức đã bán.

Về thẩm quyền:

Hội đồng quản trị có quyền quyết định mua lại không quá 10% tổng số cổ phần của từng loại đã bán trong thời hạn 12 tháng. Trường hợp khác, việc mua lại cổ phần do Đại hội đồng cổ đông quyết định. Trong trường hợp này, giá mua lại cổ phần sẽ do Hội đông quản trị quyết định. 

Về giá mua lại:

Đối với cổ phần phổ thông, giá mua lại không được cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua lại, trừ trường hợp công ty mua lại cổ phần của cổ đông. Còn đối với các cổ phần loại khác, giá mua lại không được thấp hơn giá thị trường, trừ trường hợp Điều lệ công ty không quy định hoặc công ty và cổ đông có liên quan không có thỏa thuận khác.

Trường hợp 3: Các cổ đông không thanh toán đầy đủ và đúng hạn  trong thời hạn quy định

Theo Khoản 1 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020, các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc hợp đồng đăng ký mua cổ phần quy định một thời hạn khác ngắn hơn.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại khoản 1 Điều này, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ, trừ trường hợp số cổ phần chưa thanh toán đã được bán hết trong thời hạn này; đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập.

Như vậy, chậm nhất trước 120 ngày và sau 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải đăng ký giảm vốn điều lệ bằng giá trị mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ và thay đổi cổ đông sáng lập.

4. Hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Theo quy định tại Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty cổ phần bao gồm những thành phần sau:

• Thông báo về việc giảm vốn điều lệ của công ty cổ phần;

• Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc giảm vốn điều lệ công ty cổ phần;

• Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc giảm vốn điều lệ công ty cổ phần;

• Danh sách cổ đông công ty cổ phần;

• Giấy ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục giảm vốn điều lệ (trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện);

• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu người được ủy quyền.

V. Thủ tục giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Bước 1: Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh: Giảm vốn điều lệ công ty cổ phần.

Doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ theo 2 cách sau:

• Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Cách 2: Nộp hồ sơ online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Lưu ý: Tại Hà Nội, TP.HCM. Bình Dương, Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KHĐT) chỉ nhận hồ sơ online, không nhận hồ sơ giấy.

Thời hạn giải quyết: Trong vòng 3 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện thủ tục thay đổi giảm vốn điều lệ cho công ty cổ phần và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Công bố thông tin thay đổi giảm vốn điều lệ trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày thay đổi.

Bước 3: Trường hợp việc giảm vốn điều lệ làm giảm mức thuế môn bài, doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế môn bài bổ sung chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau (Theo Điểm a Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 126/2020 NĐ-CP).

VI. Lưu ý sau khi đăng ký thay đổi vốn điều lệ công ty cổ phần

Sau khi đăng ký thay đổi vốn điều lệ, công ty cổ phần phải công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia (Khoản 1 Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020).

Nếu mức vốn điều lệ sau khi thay đổi dẫn đến việc thay đổi mức thuế môn bài thì công ty cũng lưu ý nộp lại tờ khai thuế môn bài và lựa chọn mức đóng thuế phù hợp theo nội dung Khoản 1 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP. Việc kê khai và nộp tờ khai lệ phí môn bài bổ sung chậm nhất trước ngày 30/01 năm sau năm thay đổi vốn điều lệ.

Cụ thể:

• Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 03 triệu đồng/năm;

• Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 02 triệu đồng/năm.