I. Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ vào khoản 2, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

II. Các trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

1. Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

  • Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện trong cùng quận

  • Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác quận, cùng tỉnh với trụ sở chính của công ty

2. Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

  • Thay đổi địa chỉ khác quận, khác tỉnh với trụ sở chính của công ty

  • Thay đổi địa chỉ đến tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện

III. Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

1. Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

  • Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện (Mẫu thông báo theo Phụ lục II-9 theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

  • Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có). 

2. Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

  • Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện (Mẫu thông báo theo Phụ lục II-9 theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

  • Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có)

  • Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST theo thông tư 105/2020/TT-BTC)

  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản cập nhật, sửa đổi mới nhất)

IV. Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

1. Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) tại tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện.

Có 3 cách để nộp hồ sơ:

  • Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt văn phòng đại diện.

  • Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia.

  • Hoặc cũng có thể thông qua dịch vụ bưu chính để gửi hồ sơ.

Bước 3: Cấp giấy chứng nhận

  • Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ.

  • Trong khoảng 03 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy Chứng Nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mới.

2. Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

Bước 1: Hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế nơi chuyển đi

  • Nộp tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST và giấy tờ liên quan tại Chi cục Thuế quận cũ, nơi đặt văn phòng đại diện hiện tại.

  • Sau đó, Chi cục Thuế quận cũ sẽ cung cấp thông báo (theo mẫu 09-MST) về việc chuyển cơ quan thuế quản lý. 

  • Thời gian xử lý thủ tục chốt thuế chuyển quận: 10 ngày làm việc, tính từ ngày nhận hồ sơ.

Bước 2: Đăng ký thay đổi địa chỉ VPĐD tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi chuyển đến

  • Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi thông tin (địa chỉ) VPĐD tại Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương văn phòng đại diện mới chuyển đến.

  • Thời gian xử lý: Khoảng 03 – 05 ngày làm việc.

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cung cấp kết quả