Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận

I. Quy định về địa chỉ công ty

Căn cứ vào Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

II. Quy định và đặc điểm trụ sở chính công ty

Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.

III. Một số lưu ý khi đặt trụ sở công ty

• Trụ sở chính không được đặt tại chung cư. Trong đó, nghiêm cấm đặt trụ sở chính của công ty tại nhà chung cư có mục đích để ở (theo khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể ).

• Trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện kinh doanh. Nhiều ngành nghề kinh doanh phải có giấy phép trước khi kinh doanh. Những ngành nghề này gọi là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Địa chỉ trụ sở chính liên quan trực tiếp tới điều kiện được cấp giấy phép.

Ví dụ:

• Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm địa điểm phải đáp ứng các điều kiện về an toàn vệ sinh thực phẩm.

• Giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ yêu cầu địa điểm phải phù hợp với quy định về số học viên/m2 diện tích sử dụng.

• Trụ sở chính công ty phải có địa chỉ cụ thể. Trụ sở chính công ty có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

IV. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Căn cứ Khoản 1 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đi

Tại cơ quan thuế đang quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau đây:

Một là, thực hiện thủ tục chốt thuế hoặc thủ tục quyết toán thuế. Cụ thể:

• Nộp bổ sung đầy đủ hồ sơ khai thuế còn thiếu theo quy định.

• Nộp đầy đủ số tiền thuế và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước theo quy định.

• Đề nghị hoàn trả số tiền thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước nộp thừa.

Hai là, nộp hồ sơ xin chuyển địa chỉ trụ sở để nộp lên cơ quan quản lý thuế nơi chuyển đi (theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư số 105/2020/TT-BTC).

Bước 2: Thay đổi giấy phép kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT

Bước 3: Thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến.

V. Hồ sơ đổi trụ sở Công ty

Theo Khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh gồm có:

• Thông báo thay đổi trụ sở công ty (theo mẫu tại Phụ lục II-1 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT) do người đại diện theo pháp luật ký.

• Đối với công ty cổ phần: Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ công ty.

• Đối với công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty.

• Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ công ty.

• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở KH&ĐT (trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp nộp hồ sơ).

• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền.

VI. Thời hạn đổi trụ sở Công ty

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Trong thời hạn từ 03 – 04 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ chuyển trụ sở kinh doanh khác quận/huyện được Phòng ĐKKD chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

VII. Lệ phí đổi trụ sở Công ty

Căn cứ Thông tư số 47/2019/TT-BTC, lệ phí thay đổi địa chỉ công ty bao gồm:

• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/lần

VIII. Hình thức nộp hồ sơ đổi trụ sở Công ty

Tại Cơ quan đăng ký kinh doanh: Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch Đầu tư) nơi công ty đặt trụ sở chính

• Nộp trực tiếp 

• Nộp trực tuyến

• Gửi qua đường bưu điện 

IX. Các công việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

1. Khắc lại con dấu Công ty

Nếu trên con dấu pháp nhân của doanh nghiệp có chứa thông tin của quận cũ, tỉnh cũ thì doanh nghiệp cần cần khắc lại con dấu.

2. Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở mới

Sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần làm lại bảng hiệu công ty theo địa chỉ mới và treo tại trụ sở chính.

3. Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử thì cần kê khai và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế tại quận/huyện mới. Kế toán viên của doanh nghiệp có thể tiến hành kê khai và nộp tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm hoặc nhờ nhà cung cấp hỗ trợ. Khi đó việc xuất hóa đơn cần lưu ý:

Trước khi nộp mẫu 01: Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử như bình thường;

Sau khi nộp mẫu 01 cho cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải tạm dừng việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng.

4. Thủ tục cần thực hiện tại cơ quan BHXH quận cũ, quận mới

Tại quận/huyện cũ: Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm BHXH cho toàn bộ nhân viên công ty trước khi chuyển quận và nộp đủ tiền BHXH còn nợ (nếu có);

Tại quận/huyện mới: Doanh nghiệp làm thủ tục xin cấp mã đơn vị mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên công ty.

5. Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng

Địa chỉ công ty được doanh nghiệp đăng ký với bên ngân hàng khi mở tài khoản. Do đó, khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần liên hệ với các ngân hàng công ty đang mở tài khoản để tiến hành cập nhật lại thông tin.

X. Các vấn đề cần lưu ý khác khi đổi trụ sở Công ty

• Trong quá trình làm hồ sơ chuyển quận bên thuế, doanh nghiệp phải tạm dừng xuất hóa đơn giá trị gia tăng.

• Hiện nay, toàn bộ doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Như thế, trường hợp hóa đơn theo địa chỉ vẫn còn, doanh nghiệp xử lý như sau:

• Nếu là hóa đơn giấy thì doanh nghiệp nên làm thông báo hủy hóa đơn giấy cũ, và đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo địa chỉ mới.

• Nếu đã sử dụng hóa đơn điện tử nhưng theo địa chỉ cũ và muốn tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp cần liên hệ đến bên phát hành hóa đơn để cập nhật thông tin địa chỉ mới và thông báo lên Cơ quan thuế quản lý