I. Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu doanh nghiệp là phương tiện sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

II. Quy định về con dấu doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp được quy định như sau:

  • Con dấu có thể bao gồm dấu khắc tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu điện tử dưới dạng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

  • Doanh nghiệp tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức, cũng như nội dung con dấu cho công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác trực thuộc.

  • Quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hay đơn vị khác có dấu tự quy định. Doanh nghiệp phải sử dụng con dấu theo quy định pháp luật trong các giao dịch.

III. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp

  1. Mẫu con dấu doanh nghiệp

Mẫu con dấu doanh nghiệp được biểu diễn dưới một hình thức cụ thể như hình tròn, hình đa giác hoặc các hình dạng khác. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mẫu con dấu riêng biệt với nội dung, hình thức và kích thước được thống nhất.

Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định trước khi thành lập công ty có nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng kí kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng con dấu mà không cần phải thực hiện thêm thủ tục nào khác.

  1. Nội dung con dấu

Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định nội dung của con dấu, không yêu cầu bắt buộc có hai thông tin là Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp như trước đây.

Doanh nghiệp có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan hay những nội dung khác.

IV. Thời hạn sử dụng dấu doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020:

Con dấu doanh nghiệp sẽ có hiệu lực ngay sau khi hoàn thành việc khắc dấu/mua chữ ký số mà không cần đợi đăng tải mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như trước đây.

Từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh khi muốn thay đổi hoặc hủy bỏ con dấu. Việc sử dụng con dấu doanh nghiệp không có thời hạn sử dụng và doanh nghiệp được tự quyết định về mẫu con dấu.

V. Quy chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp có nội dung gì?

Khi xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm các nội dung sau đây:

  • Người quản lý con dấu;

  • Quy tắc pháp lý về quản lý và sử dụng con dấu;

  • Cách đóng dấu, quy trình duyệt văn bản trước khi đóng dấu;

  • Biểu mẫu liên quan đến việc bàn giao, sử dụng con dấu, chữ ký;

  •  Các loại văn bản được phép đóng dấu tròn, kiểm soát việc sử dụng con dấu.

VI. Quy định trong việc quản lý và lưu giữ con dấu doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc lưu trữ và quản lý con dấu doanh nghiệp sẽ căn cứ theo điều lệ riêng của doanh nghiệp hoặc là quy chế do doanh nghiệp, văn phòng đại diện, chi nhánh hay là một đơn vị khác của doanh nghiệp sở hữu con dấu ban hành.

Ngoài ra, luật hiện hành cũng quy định rằng hai bên giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu, chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

VII. Nhóm những doanh nghiệp không thuộc đối tượng được áp dụng các quy định đổi mới về con dấu của Luật Doanh nghiệp 2020

Theo đó, những tổ chức, đơn vị được thành lập theo các luật sau sẽ phải thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP trong việc quản lý con dấu con dấu doanh nghiệp:

  • Luật công chứng;

  • Luật Giám định tư pháp;

  • Luật Luật sư;

  • Luật Kinh doanh bảo hiểm;

  • Luật hợp tác xã;

  • Luật Chứng khoán.