Những thủ tục cần thiết tiến hành khi tổ chức một phiên hợp hòa giải tranh chấp lao động bao gồm:

  • Thư ký Hội đồng hòa giải hoặc hòa giải viên phải kiểm tra sự có mặt của hai bên tranh chấp lao động, những người được mời.Trường hợp hai bên tranh chấp lao động uỷ quyền cho người khác làm đại diện thì phải kiểm tra giấy uỷ quyền. Nếu một trong hai bên tranh chấp vắng mặt hoặc cử người đại diện mà không có giấy uỷ quyền thì hoãn phiên họp hoà giải sang ngày làm việc tiếp theo và hướng dẫn cho hai bên thực hiện đúng theo thủ tục quy định.
  • Khi hai bên tranh chấp hoặc đại diện của họ có mặt đầy đủ tại phiên họp, thì Hội đồng tiến hành hoà giải theo trình tự sau:
    • Tuyên bố lý do của phiên họp hoà giải và giới thiệu thành phần tham dự phiên họp.
    • Đọc đơn của nguyên đơn.
    • Bên nguyên đơn trình bày.
    • Bên bị đơn trình bày.
    • Hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên chất vấn các bên, nêu các chứng cứ và yêu cầu nhân chứng (nếu có) phát biểu.
    • Người bào chữa của một hoặc hai bên tranh chấp (nếu có) phát biểu.
  • Hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên căn cứ vào pháp luật lao động, các tài liệu, chứng cứ, ý kiến của các bên tranh chấp, phân tích đánh giá vụ việc, nêu những điểm đúng sai của hai bên để hai bên tự hoà giải với nhau hoặc đưa ra phương án hoà giải để hai bên xem xét, thương lượng và chấp thuận.
  • Trường hợp bên nguyên đơn chấp nhận rút yêu cầu hoặc hai bên tự hoà giải được hoặc chấp nhận phương án hoà giải thì Hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lập biên bản hoà giải thành, có chữ ký của hai bên tranh chấp, của Chủ tịch, Thư ký Hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên. Hai bên có nghĩa vụ chấp hành các thoả thuận ghi trong biên bản hoà giải thành.
  • Trường hợp hai bên không chấp nhận phương án hoà giải thì Hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lập biên bản hoà giải không thành trong đó ghi rõ ý kiến của hai bên; biên bản phải có chữ ký của hai bên, Chủ tịch, Thư ký Hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên.
  • Trường hợp một bên đã được triệu tập đến lần thứ hai mà vẫn vắng mặt không có lý do chính đáng thì Hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lập biên bản hoà giải không thành trong đó ghi rõ ý kiến của bên có mặt; biên bản phải có chữ ký của bên có mặt, Chủ tịch, Thư ký Hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên.
  • Biên bản hoà giải phải có chữ ký của hai bên ( hoặc bên có mặt), Chủ tịch, Thư ký Hội đồng hòa giải hoặc hòa viên và phải được sao gửi cho hai bên tranh chấp lao động trong thời hạn một ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản hoà giải.