Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Luật hộ tịch năm 2014 thì, đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư.
- Xác nhận là hành vi xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch, gồm: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ ,con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch, khai tử.
- Hành vi xác nhận này được biểu hiện bằng hành động cụ thể là cơ quan nhà nước có thẩm quyền (ở đây là cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch) ghi nhận các sự kiện hộ tịch nói trên vào sổ gốc (Sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký kết hôn, sổ khai tử…) và cấp cho đương sự Giấy chứng nhận về các sự kiện đó.
- Căn cứ vào bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Ghi vào Sổ hộ tịch các việc: thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ,con; xác định lại giới tính; nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; công nhận giám hộ; tuyên bố hoặc hủy quyền tuyên bố một người mất tích, đã chết hoạc bi mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
- Hành vi ghi (chính xác là ghi chú) vào sổ gốc các sự kiện về hộ tịch vừa là thẩm quyền riêng của cơ quan nhà nước , vừa là nghĩa vụ của hoạt động quản lý.
Sự khác nhau cơ bản về mặt pháp lý giữa hai loại hành vi nói ở điểm a và b trên đây là ở chỗ: hành vi xác nhận là xác nhận các sự kiện hộ tịch xảy ra trên thực tế (sự kiện sinh, tử, kết hôn…) và trực tiếp đem lại cho chúng giá trị pháp lý; còn hành vi ghi chú thì căn cứ vào quyết định đã có hiệu lực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ví dụ: bản án xử ly hôn của Tòa án; quyết định của chủ tịch nước cho thôi quốc tịch…) để ghi chú sự việc đó vào Sổ hộ tịch. Việc ghi chú này chỉ nhằm mục đích để quản lý, theo dõi chấp hành các bản án, quyết định nói trên chứ không phải là đem lại giá trị pháp lý cho các bản án, quyết định đó.
